Как правильно оформить использование личного автотранспорта для служения?

1.   Статьей 643 ГК РФ предусмотрена аренда  транспортного средства без экипажа. Договор аренды транспортного средства может быть заключен, как между юридическими лицами, так и между  юридическим и физическим лицом.  Согласно ст. 643 ГК РФ  договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. К такому договору не применяются правила о регистрации договоров аренды , предусмотренные п.2 ст.609 ГК РФ.

В соответствии со ст.644 ГК РФ, арендатор в течении всего срока действия договора аренды транспортного средства  без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта.

            Статьями 645,646 ГК РФ установлено, что арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую. Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.

Религиозная организация может  брать в аренду  транспортное средство для тех работников, для которых их работа по роду служебной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. В трудовом договоре с таким работником должно быть отражено, что работа носит разъездной характер и  работодатель обеспечивает работника транспортным средством. Причем законодательно не запрещено арендовать транспортное средство у работников организации, даже в том случае если сам  арендодатель ( собственник) будет использовать данный автомобиль. Ведь арендатором в данном случае выступает организация, а не физическое лицо.  Для  правильного оформления данной хозяйственной операции  бухгалтеру религиозной организации необходимо собрать  следующие документы :

 ( Письмо УФНС по г. Москве от 30.04.2008г № 20-12/041966)

а.   договор аренды транспортного средства

б.   акт приема-передачи  транспортного средства

в.    копия технического паспорта транспортного средства

 г.   приказ руководителя о закреплении автомобиля за сотрудником

 Суммы, выплаченные арендодателю (своему  работнику) за аренду транспортного средства включаются бухгалтером религиозной организации в налогооблагаемый доход по НДФЛ. С данной суммы удерживается НДФЛ, а по истечении налогового периода, сумма выплаченная арендодателю ( своему работнику ) включается дополнительной строкой в справку 2НДФЛ  по коду 2400. Если арендодатель не состоит в штате религиозной организации , то на него в общеустановленном порядке заводится налоговая  карточка по ф. 1- НДФЛ , в которой отражаются доходы арендодателя

2.   Второй вариант, как правило более приемлемый для религиозной организации, предполагает заключение с работником  договора безвозмездного пользования машиной (договор ссуды),ст.689 ГК РФ.  Транспортное средство переходит во владение организации, право собственности сохраняется за сотрудником(ссудодателем),ст. 689 ГК РФ. Согласно ст.695, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, расходы на ГСМ  , расходы по ремонту (текущему и капитальному), техобслуживанию, страхованию  гражданской ответственности и так далее несет     ссудополучатель. (ст.697,1079 ГК РФ)

Если срок договора страхования имущества превышает срок договора ссуды, то в качестве расходов принимается только сумма страховых взносов, уплаченных за период, равный сроку договора ссуды.

 Договор ссуды избавит организацию и от проблем с  НДФЛ. Ведь по договору ссуды никаких выплат за предоставление машины в пользу сотрудника не производится,  соответственно базы для начисления налога не возникает.

  Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможность использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Для этого нужно  оформить приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником. Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные.

Надо помнить, что в ссуду, транспортное средство также берется для тех работников, должностные обязанности которых  связаны с постоянными служебными разъездами. В трудовом договоре с таким работником также  должно быть отражено, что работа носит разъездной характер и  работодатель обеспечивает работника транспортным средством.

В противном случае, при проверке налоговыми органами, правильности исчисления НДФЛ, расходы на приобретение  и списание ГСМ, расходы по обслуживанию, ремонту и страхованию данного автомобиля могут быть зачтены в доход  ссудодателя с начислением НДФЛ и соответствующих  штрафов и пеней.

Как арендованные, так и взятые в ссуду  транспортные средства отражаются в бухгалтерском учете религиозной организации на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства»

Также необходимо помнить, что  ГСМ приобретенный для работы легкового автомобиля, как правило через балансовый счет 71 « Расчеты с подотчетными лицами» , приходуется в бухгалтерском учете на балансовый счет 10,3 « Топливо», а на затраты

( Д26, Д20, Д86 ) списывается по путевым листам в соответствии с пройденным  километражем и нормами расхода  ГСМ на данный автомобиль  Заполнение путевого листа легкового автомобиля, унифицированная форма № 3, «Путевой лист легкового автомобиля»  проводится в соответствии с «Инструкцией о порядке расчетов за перевозки автомобильным транспортом».  

Вместе с тем, Минфин России в своих Письмах от 20.09.05 №03-03-04/1/214, от 20.02.06 №03-03-04/1/129, от 16.03.06 №03-03-04/2/77 и от 07.04.06 №03-03-04/1/327 разъяснил, что унифицированная форма №3 «Путевой лист легкового автомобиля» носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут самостоятельно разработать форму путевого листа или иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде ГСМ, в котором должны быть отражены все обязательные реквизиты.

Самостоятельно разработанную форму путевого листа, необходимо зафиксировать в учетной политике, в соответствии с требованиями п. 5 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации.»

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм при заполнении путевого листа обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

В Письме Минфина РФ от 16.03.06 №03-03-04/2/77 было отмечено, что в том случае, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное)  составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного водителем времени, расхода ГСМ, то путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение ГСМ, может подтверждать вышеуказанные расходы.

Выдача водителю и сдача им обработанных путевых листов в бухгалтерию фиксируется в специальном журнале учета движения путевых листов (форма № 8) утвержденном Постановлением Госкомстата от 28.11.97 №78.

Таким образом, религиозная организация может использовать унифицированную форму путевого листа, но составлять его еженедельно или ежемесячно, зафиксировав в Приказе об учетной политике периодичность его составления.

3. Третий вариант   -  это компенсация за использования личного имущества .

Не подлежат обложению страховыми взносами только суммы, перечисленные в статье 9 Закона N 212-ФЗ.

Подпунктом "и" пункта 2 части 1 статьи 9 Закона N 212-ФЗ предусмотрено, что не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии  с законодательством Российской Федерации),  связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Согласно статье 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Следовательно, сумма  компенсации, выплачиваемая сотруднику организации  за использование (износ) личного автомобиля,  сотового телефона, а также сумма возмещения расходов, связанных с их использованием, не подлежат обложению страховыми взносами на основании подпункта "и" пункта 2 части 1 статьи 9 Закона N 212-ФЗ только в том случае, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей сотрудника организации (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели поездок и ведения разговоров по сотовому телефону). Кроме того, данная сумма не облагается НДФЛ, согласно  статьи 217 НК РФ. Ниже приводим письмо Минфина России направленное в адрес  ФНС РФ  по этому вопросу:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПИСЬМО

от 27 января 2010 г. N МН-17-3/15@

О НАЛОГООБЛОЖЕНИИ СУММЫ КОМПЕНСАЦИИ

ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО ИМУЩЕСТВА РАБОТНИКА

Федеральная налоговая служба направляет для сведения письмо Министерства финансов Российской Федерации от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 по вопросу налогообложения суммы компенсации за использование личного имущества работника в интересах работодателя.

Доведите указанное письмо до нижестоящих налоговых органов.

Действительный  государственный советник  Российской Федерации  3 класса

                                                                                                                                               Н.Е.МЕЛЬНИКОВ

Приложение

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 23 декабря 2009 г. N 03-04-07-01/387

Министерство финансов Российской Федерации рассмотрело письмо о налогообложении доходов физических лиц и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в интересах работодателя и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения пункта 3 статьи 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс).

Статьей 188 Трудового кодекса предусмотрено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от налогообложения в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов, в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

                                                                                                                                                        С.Д.ШАТАЛОВ

  Таким образом, можно сделать вывод, что для религиозной  организации выгоднее  оформлять  легковой автомобиль  в служебных  целях  путем  заключения договора   компенсационных выплат за использование личного автотранспорта. На используемый автомобиль также необходимо выписывать путевой лист, должны  прикладываться  чеки  ГСМ, подтверждающие приобретение ГСМ, также в трудовом  договоре с работником необходимо сделать запись, что « для выполнение трудовых обязанностей работнику необходимо использование легкового автомобиля» , но  компенсационные суммы  выплачиваемые работнику за использование  легкового автомобиля не облагаются  НДФЛ и страховыми взносами.