Как организовать удаленную работу сотрудников

Во всех регионах введен режим повышенной готовности из-за ситуации с коронавирусом. Работники, приехавшие недавно из-за границы, сидят дома. Работодателям приходится срочно переводить персонал на удаленную работу.  

Переведите на удаленную работу максимальное число сотрудников 

Это позволит снизить расходы на профилактику коронавируса в офисе, риски распространения инфекции.  

Определите, кто сможет работать из дома 

Составьте перечень сотрудников, чья работа позволяет перейти им на дистанционный труд. Узнайте у IT-специалистов технические возможности организовать работу удаленно. 

Рекомендуем заключить соглашение с каждым работником 

Соглашение можно составить в произвольной форме. Главное — установить в соглашении, что работник теперь трудится дистанционно. 

Желательно договориться с сотрудником о следующих нюансах: 

• Срок перевода. Сейчас из-за ситуации с коронавирусом определить точную дату окончания перевода сложно. Можете договориться с работником, что он трудится дистанционно, пока не отменят режим повышенной готовности в регионе и работодатель не издаст приказ об окончании периода дистанционной работы. 

• Место работы. Скорее всего, сейчас в трудовом договоре местом работы указан адрес организации или обособленного подразделения. Это условие нужно изменить, ведь работник будет трудиться вне места нахождения работодателя. 

• Чье оборудование использует работник. Укажите перечень оборудования, если его предоставляет работодатель. 

Подготовьте локальные нормативные акты 

Зафиксируйте в локальных актах порядок взаимодействия с работниками: нужны ли ежедневные отчеты руководству, как быстро сотрудник должен отвечать на письма, как обмениваться кадровыми документами (например, оформлять отпуск). 

При необходимости внесите изменения в положения о коммерческой тайне, персональных данных. 

Сделайте памятки по работе на дому 

Это поможет сотрудникам не растеряться и быстро организовать рабочий процесс. 

Не отправляйте сотрудников в командировки 

Хотя прямого запрета на командировки за рубеж пока нет, лучше отложить поездки работников. В любой момент в стране прибытия может быть введен карантин. Обычно он составляет две недели, поэтому сотрудник просто не успеет выполнить задание. Будьте готовы, что после заграничной командировки работник в любом случае "выпадет" из рабочего процесса: он должен будет остаться дома на 14 дней. 

Поездки в другие города России тоже не запрещены, но их лучше ограничить, чтобы снизить риски заражения сотрудника. Так, правительство Санкт-Петербурга советует горожанам воздержаться от поездок в регионы, в которых выявлены случаи заражения инфекцией. 

"Пересмотрите" график отпусков 

Проверьте, у кого из сотрудников запланирован отпуск в ближайшее время. Предложите им отложить отдых. Перенести отпуск можно только с согласия работника. Оформить перенос поможет готовое решение. 

Работников, которые сейчас находятся в отпуске, можете отозвать, но только с их согласия. 

Того, кто отказался отложить отпуск, предупредите о рисках заболеть, если он проведет свободные дни вне дома. 

Соблюдайте меры профилактики для оставшихся в офисе 

Не пренебрегайте мерами профилактики в организации: 

• составьте график выхода на рабочее место. Пусть персонал приходит малыми группами в разное время. Это поможет избежать скопления людей на входе, в коридорах; 

• измеряйте температуру работникам и отстраняйте тех, у кого она повышена; 

• почаще проветривайте помещения; 

• регулярно дезинфицируйте поверхности (особенно дверные ручки, выключатели, поручни, перила, места общего пользования); 

• организуйте доступ сотрудников к антисептикам; 

• разместите в офисе советы по профилактике коронавируса. 

При поступлении запроса от регионального управления Роспотребнадзора сразу предоставляйте информацию обо всех контактах заболевшего и дезинфицируйте помещения, в которых он находился. 

Не торопитесь наказывать сотрудников, которые не вышли на работу 

Работник не появляется в офисе — не спешите его увольнять за прогул. Выясните все обстоятельства отсутствия. Возможно, он недавно был за границей или общался с кем-то, кто посещал зону повышенного риска по коронавирусу, и сейчас находится на карантине.